Аутсорсинг для HR и IT (Редакция «Я ТОП»)

Аналитики утверждают – во время кризиса самое важное – найти возможность «сбросить все лишнее», отказаться от ненужных затрат, это же касается и частичной оптимизации численности персонала. Как не удивительно, но сегодня наиболее эффективным способом выздоровления компании, является выведение определенных участков работ из состава структуры и их передача в руки посторонних специалистов. Не удивительно, что сейчас во многих компаниях проходят сокращения, собственники избавляются от излишне раздутого менеджерского состава, стараясь оптимизировать затраты. В той или иной степени к услугам аутсорсинга прибегают свыше 2/3 компаний мира. В нашей стране эта цифра пока на порядок ниже, однако, более 80% руководителей отечественных предприятий планируют начать использование аутсорсинга в ближайшее время. Зачастую, как признаются акционеры компаний, делегировать какие-то задачи сторонним подрядчикам иногда намного легче и результативнее, чем возлагать эти же задания на определенные подразделения компании. Аутсорсинг — это передача части работ, услуг или процессов на исполнение внешним организациям. Применение аутсорсинга практически не имеет границ: это производство, сфера услуг, финансы, информационные технологии и системы, стратегии развития, трудовые ресурсы и т.д. Стратегия аутсорсинга подразумевает долгосрочное сотрудничество двух организаций, основанное на принципах партнерства. И на начальном этапе сотрудничества главное — это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая структура будет знать о нанимателе, его целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи — верный путь к взаимному неудовлетворению. Одним из условий успешной работы компании-аутсорсера также является регулярный обмен информацией со своим нанимателем и совместное обсуждение возникающих проблем. Необходимо помнить, что аутсорсинг подразумевает серьезную вовлеченность сторонней организации в бизнес клиента. Поэтому важным фактором аутсорсинга является доверие со стороны компании-нанимателя. Предприятие, желающее получить от работы аутсорсера максимум отдачи, должно делиться информацией, необходимой для успешной реализации поставленных задач, даже если эта информация является конфиденциальной. Поэтому нужно заранее убедиться в том, что выбранная компания-аутсорсер соблюдает основные принципы этики такого рода бизнеса. А именно: не работает одновременно с компаниями, являющимися прямыми конкурентами, и готова сохранять в тайне информацию, которую клиент считает конфиденциальной, в том числе после возможного расторжения контракта. По оценкам экспертов, объем работ, отдаваемых на аутсорсинг украинскими предприятиями, с каждым годом увеличивается. Ведь снижение издержек всегда являлось мощным инструментом повышения рентабельности, а аутсорсинг позволяет не только снижать издержки, но и использовать в бизнесе новейшие управленческие и информационные технологии, позволяя решать масштабные задачи и успешно развиваться. При использовании аутсорсинга на предприятии следует обратить внимание на следующие моменты: • отказ от собственного бизнес-процесса и приобретение услуг по реализации этого бизнес-процесса у других организаций; • использование внешней организации для обработки банковских и других финансовых данных при осуществлении коммерческих операций; • привлечение внешних ресурсов для решения собственных проблем (например, разработки проектов); • перевод производства из региона с более дорогой рабочей силой в регион с менее дорогой с целью снижения себестоимости; • извлечение данных из внешних источников (в отличие от получения данных собственными силами); • заключение субдоговоров на выполнение работ с внешними фирмами, которые не имеют профсоюза; • перенос компаниями части операций за рубеж с целью дистанционного использования труда программистов; • использование временного работника без заключения с ним трудового договора; • обслуживание и ремонт техники компании специалистами внешней фирмы; • кооперация; • применение метода сужения собственной производственной деятельности, когда организация перестает сама заниматься каким-либо направлением деятельности и передает его внешним исполнителям; • принятие организационного решения, которое заключается в распределении функций бизнес-системы в соответствии с принципом: «оставлю себе только то, что могу делать лучше других, передам внешнему исполнителю то, что он делает лучше других»; • перевод внутреннего подразделения или подразделений предприятия и всех связанных с ним активов в организацию поставщика услуг, предлагающую оказывать некую услугу в течение определенного времени по оговоренной цене. HR по требованию Ключевой вопрос для любого собственника: стоит ли прибегать к услугам внешних компаний для передачи им части текущих функций управления персоналом, а особенно сейчас, когда сокращать издержки приходится по всем статьям. Аутсорсинг работы с персоналом — обособленное направление, и здесь компания должна очень тщательно отбирать тех людей, которым будут делегированы функции работы с персоналом. Например: поиск и подбор персонала, оценка и обучение персонала, управление компенсационным пакетом, развитие программ мотивации и удержания персонала и многое другое, что имеет большое значение для развития компании, но на что в самой компании недостаточно временных, трудовых или иных ресурсов. Зачастую в компании существует очень ограниченный штат менеджеров, на который возлагаются все функции от набора персонала до выстраивания корпоративной культуры и надежды руководства, что все это будет «работать». HR специалист в этом случае сталкивается с нехваткой ресурсов, и его усилия распыляются, так и не достигнув запланированного результата. Естественно, новые цели компании требуют новых механизмов управления персоналом. Соответственно, новые механизмы нуждаются в людях с другими знаниями, умениями и возможно даже качествами. Даже если предположить, что такие люди есть на рынке, то их привлечение в штат повлечет за собой массу расходов и риски «приживания». Компании, принявшие для себя решение отдать функции HR- департамента на аутсорсинг убеждены в том, что часть операций по управлению персоналом лучше всего отдать профессионалам. Закрытие многих вакансий требует высокого уровня профессиональной подготовки от специалистов. Именно поэтому, перекладывая часть HR функций на плечи посторонних компаний, тем самым, вы оберегаете себя от раздувания штата и временных затрат на регулярно повторяющиеся процедуры. IT на аутсорсинг О том, какую роль играет на IT-рынке сегмент аутсорсинг-услуг и каковы перспективы его развития хорошо известно. Большинство компаний не только говорят, но и активно применяют атсорсинг-услуги в области IT на своих предприятиях. Учитывая то, что рынок IT-услуг растет опережающими темпами по сравнению с рынками оборудования и программного обеспечения - это вполне целесообразно. Для заказчика комфортнее и проще получать ряд профессиональных сервисов у внешних исполнителей, чем делать это самостоятельно и содержать дорогостоящих специалистов. Если десять лет назад актуальным являлся выбор, покупать ли программное обеспечение или разрабатывать собственными силами, то в последнее время задается совершенно другой вопрос: нужно ли вообще покупать в собственность софт, серверы, или проще купить данную услугу в виде аренды или аутсорсинга на стороне, включая обслуживание и техническую поддержку. Сейчас можно с уверенностью сказать, что лед тронулся, и многие компании отдают IT услуги на аутсорсинг. Противоречивое восприятие аутсорсинга обусловлено заблуждением, что при его использовании существенно снижаются прямые затраты. На самом деле, прямые затраты в первые год-два остаются такими же, либо даже несколько увеличиваются. Только при долгосрочных контрактах можно говорить об экономическом эффекте. Главное преимущество аутсорсинга в другом: получая качественную услугу, заказчик высвобождает собственные ресурсы и собственное время на выполнение непрофильных функций. За последний год спрос на услуги аутсорсинга в Украине существенно увеличился. Этот рынок растет достаточно высокими темпами. Поскольку рынок аутсорсинга в нашей стране является достаточно молодым и развивается крайне интенсивно, основная борьба компаний-аутсорсеров в ближайшие год-два будет вестись за крупных клиентов. В свою очередь, для крупных компаний, которые давно присутствуют на рынке и испытали на практике самые разные пути оптимизации бизнеса, аутсорсинг – «секретное» оружие, позволяющее получить уникальные конкурентные преимущества. Более того, переход на аутсорсинг – это еще и инструмент, часто применяемый при выходе на IPO, который позволяет повысить степень прозрачности бизнеса компании для инвесторов. Примечательно, что и для совсем небольших компаний аутсорсинг имеет свои привлекательные стороны. Например, если потребности в бухгалтерском учете или IT-сервисе составляют менее одного человеко-месяца, то эти услуги проще и дешевле заказывать на стороне, а не содержать собственного специалиста. Скорее всего, рынок аутсорсинга будет формироваться в основном за счет крупных заказов, и его развитие будет идти комплексно по всему спектру услуг. Так, например, если на аутсорсинг передать используемое программное обеспечение, а технику продолжать держать в собственности, то придется сохранять и имеющиеся внутренние IT-службы для ее эксплуатации. Соответственно, эффект от аутсорсинга будет менее заметным. С точки зрения теории модель отношений между заказчиком и компанией-аутсорсером для небольших и крупных предприятий практически не различается. Однако, на практике, все же существуют некоторые отличия. Предприятия среднего и малого бизнеса чаще всего заинтересованы в заключении контрактов на срок не более одного года, так как их бизнес более подвержен колебаниям рынка и менее прогнозируем, и соответственно, сложно предугадать потребность в услугах аутсорсинга на несколько лет вперед. Кроме того, малые предприятия традиционно требуют от аутсорсера гораздо больших трудозатрат на единицу дохода, хотя для крупных многофилиальных предприятий аутсорсеру нередко приходится решать задачи географически распределенного сервиса. Стоит ли передавать IT-службы на аутсорсинг, покажет время. Необходимо учитывать, что стоимость аутсорсинг-контракта и предполагаемая экономическая выгода далеко не всегда являются важнейшим критерием. Дело в том, что на первоначальном этапе аутсорсинг может обходиться владельцу бизнеса как дешевле, так и дороже. Важно понимать, что эффект от аутсорсинга измеряется не только деньгами. Каждая компания по-своему уникальна, и, соответственно, предпосылки перехода на аутсорсинг будут различны, но цель всегда одна – повышение эффективности бизнеса. Автор: Редакция «Я ТОП» http://www.yatop.com.ua/ru/mind_games/54/2105/