Как онбордить людей во время войны? Советы HR-менеджерам

Военное положение требует стратегических и одновременно скорых решений. Поэтому некоторые компании сейчас охотнее нанимают именно опытных специалистов.

Ведь им сразу можно поручить работу и не тратить попусту время на подробное разъяснение нюансов.

Хотя я убеждена: независимо от уровня навыков новоприбывший специалист нуждается в большем вовлечении в команду.

Он не просто попадает в незнакомый коллектив, но и сталкивается с определенной корпоративной культурой. Поэтому задача HR-менеджера и ментора — провести для него качественный онбординг.

 Что такое онбординг

Это знакомство с компанией, новыми коллегами, а также кругом обязанностей на избранной должности. Полноценная адаптация может длиться от двух месяцев до года.

Все зависит от профессионального и жизненного опыта человека, роли в команде и особенностей конкретного направления работы.

 По подсчетам Sapling, чтобы разобраться во всех процессах на новом месте, работник выполняет в среднем более 50 различных действий.

От подписания документов, настройки корпоративной почты, авторизации в рабочих чатах до знакомства с традициями компании и собственными обязанностями.

Регулярное сопровождение нового работника на всех этапах позволит ему лучше интегрироваться в коллектив и добиваться успехов на своей позиции.

Онбординг является традиционным явлением в IT-компаниях по всему миру. Можно считать, что Украине именно IT сформировала тренд на программы по онбордингу в разных областях: ретейле, маркетинге, финансах, образовании, культуре и т.д.

 "Зачем это компании?" — спросите вы

Мне очень близко мнение Сары Ветзель, HR-директора Engage:BDR. По ее словам, потеря энергии новичком из-за плохой адаптации означает утрату возможностей роста для самой компании.

Без должной заботы о работниках повышается текучесть кадров и снижается производительность всей команды. Поэтому, инвестируя время и другие ресурсы в онбординг, компании скорее получат мотивированных профессионалов, а значит, смогут развивать бизнес.

Это подтверждают и профессиональные исследования.

Аналитики Corporate Leadership Council сравнили степень вовлеченности 50 тыс. сотрудников по всему миру, чтобы определить прямое влияние онбординга на производительность и удержание кадров.

В конце концов ученые пришли к выводу, что работники с богатым опытом онбординга испытывают в пять раз меньшее желание уволиться, чем те, кому почти не уделяли внимания в процессе адаптации.

По результатам другого исследования, 69% сотрудников предположительно останутся в компании как минимум на 3 года, если там будут четко отлажены все этапы онбординга.

С началом полномасштабной войны для украинских HR эффективный онбординг стал едва ли не главным вызовом. Принципиально новый взгляд на безопасное рабочее пространство, внимание к психологическому состоянию работников и постоянная коммуникация. 

Вопрос "Как у тебя дела?" является не только проявлением заботы. Так вы помогаете человеку проживать реальность "здесь и сейчас", а именно этого многим не хватает в условиях войны.

Работа и команда становятся тем фундаментом, который позволяет нам держаться и не падать духом. Когда мы чувствуем принадлежность к определенной группе и видим свою пользу как специалистов, наше самочувствие заметно улучшается. Каждому сотруднику необходимо убедиться, что он выполняет доброе дело и коллектив его поддерживает. Во времена нестабильности нам всем это очень важно.

 В настоящее время большинство людей работают дистанционно. И если с теми, кто давно в команде, легче находиться на одной волне даже онлайн, то новичкам следует уделять гораздо больше внимания.

 7 шагов к удачному онбордингу

• Предоставьте исчерпывающую информацию о компании

В приветственном письме опишите структуру, корпоративные стандарты и традиции компании. Также укажите особенности работы в военный период. Добавьте контакты ментора и руководителя департамента. 

Если онбординг включает знакомство с продуктом, услугами или сервисами, которые разрабатывает компания, присоедините к письму презентацию проекта. Полезны будут текстовые или видеоинструкции, как работать с онлайн-инструментами, которыми пользуется команда.

• Познакомьте новичка с коллегами

Это может быть традиционная онлайн-встреча в Zoom, где каждый рассказывает о себе, а может быть нечто более нестандартное. Например, виртуальный тимбилдинг с воображаемыми коктейлями и интерактивом.

Второй этап — привлечь новичка к рабочим и неформальным чатам. Поздравительные стикеры и гифки станут удачным началом общения. Если команда небольшая, коротко напишите в чате, какую позицию занял человек и чем будет заниматься.

Если вас много, чтобы не тратить общее время, сделайте общий документ для знакомств. Укажите там краткую биографию каждого члена команды, его обязанности, хобби, интересы и предпочтения; добавьте фотографию и ссылку на личные соцсети.

• Заботьтесь о безопасности и эмоциональном состоянии работника

Раз в неделю спрашивайте, какая ситуация в том месте, где находится работник, и не имеет ли он желания куда-то переехать. Если компания дает такую возможность, напомните об этом.

В случае смены места жительства поинтересуйтесь, есть ли у работника все необходимое для жизни и работы на новой локации. Постоянные переезды, поиски жилья, бурные новости с фронта отражаются в нашем эмоциональном состоянии.

Скажите, что при первой же необходимости вы организуете разговор с психологом.

• Предложите помощь в обустройстве рабочего места

Сегодня эта задача в большинстве своем переводится на работников. Однако комфорт всех участников команды должен являться приоритетом компании. Убедитесь, что у специалиста есть необходимая техника, программы и инструменты для работы.

• Отслеживайте прогресс адаптации и своевременно реагируйте на запросы

Помогут в этом отзывы ментора, проектного менеджера, руководителя проекта или начальника отдела. Можно поговорить и со всеми, чтобы оценить ход адаптации конкретного человека. Не помешает фидбек и от работника.

Спросите, как прошла у него первая неделя, месяц в компании, всем ли он доволен и чего ему не хватает для комфортной работы. Важно своевременно выявить проблемы в коммуникации или выполнении задач и как можно быстрее их устранить.

• Делайте подарки

Welcome box — простой способ поздравить человека с новой должностью. Так создается эмоциональная привязка к команде, что очень важно в дистанционной работе.

Перед отправкой подарка можно спросить у человека, нужны ли ему какие-то вещи первой необходимости, кроме стандартного брендированного набора с блокнотом, чашкой и стикерами. Во время эвакуации многие оставили дома безделушки, которых сейчас может не хватать.

Например, теплый плед, вазу для цветов или даже любимый кофе, который в новом населенном пункте найти невозможно. Побалуйте человека тем, что ему действительно необходимо.

• Рассказывайте о деятельности компании во время войны

Сейчас формируется интересный тренд: выбирая место работы люди обращают внимание на социальную активность компаний. Речь идет о том, как команда заботится о своих сотрудниках во время войны, чем помогает военным, гражданским, волонтерам.

Поэтому об этом можно рассказывать и на собеседовании, и в первый день знакомства.

Если говорить о NIX, параллельно с основной деятельностью мы организовали волонтерский штаб NIX Support Team. Сначала отработали разные направления работы внутри команды.

Это и логистика, и поиск транспорта и жилья, закупка и доставка гуманитарки. Через несколько недель нам удалось расширить возможности своего волонтерства, поэтому мы открыли второй штаб и принялись оказывать комплексную помощь военным в закупке всего необходимого.

Мы постоянно собираем средства на нужды армии как по адресным, так и по общим запросам. Ищем и покупаем амуницию и лекарства. Наши ребята хорошо овладели логистикой поставок и быстро распределяют посылки между военными подразделениями, чтобы каждый вовремя получил жизненно необходимые вещи.

Кроме того, с начала полномасштабной войны мы не потеряли ни одного клиента. В настоящее время это, без преувеличения, большое достижение для украинских айтишников.

Зарубежные клиенты высоко ценят наше умение оставаться профессионалами при любых условиях. Несмотря на войну, мы продолжаем достойно выполнять возложенные на себя обязательства.

Как война изменила онбординг в нашей команде

В мирное время мы онбордили иногда по 10 человек в день. Этот опыт помог нам сформировать ясное понимание процесса, чтобы каждый новый работник чувствовал заботу и поддержку команды с первого же дня.

Быстро встать на "военные рельсы" и продолжать работу мы смогли благодаря пандемии — пусть это и удивительно звучит. Еще два года назад мы полностью настроили в онлайне все процессы, включая онбординг.

Конечно, военное положение внесло свои коррективы в повседневную и рабочую жизнь. Мы постоянно мониторим ситуацию в регионах, где находятся наши специалисты, чаще звоним по телефону друг другу, обмениваемся новостями.

Волонтерим, донатим, работаем — словом, продолжаем держать наш IT-фронт. Заодно мы не прекращаем поиск талантливых IT-специалистов. Сегодня у нас открыты вакансии как для опытных специалистов, так и для начинающих свой путь в IT. Итак, мы продолжаем расширять команду.

Несмотря на то, что нас разделяют тысячи километров, мы стараемся обеспечить довоенный уровень комфорта и вовлеченности, к которому привыкли все Никсы. Особенно это важно, когда в команду попадает новый человек.

То же я советую делать всем HR-менеджерам и менторам. Максимально привлекайте новичков не только к рабочим, но и к неформальным процессам, таким как онлайн-тимбилдинг, еженедельные общие зумы, консультации с психологом, онлайн-тренировки и т.д.

Сегодня как никогда важно держать постоянную связь с людьми и вкладывать в них еще больше ресурсов. Ведь люди — это самое ценное, что есть у компаний. Давайте вместе заботиться о наших специалистах!