MASTER-решения: электронный документооборот для государственного сектора Украины

В своем интервью Мария Галелюка рассказывает о важных принципах внедрения и автоматизации документооборота в госсекторе, которые позволят использовать рабочее время сотрудников более эффективно, уменьшить времязатраты на обмен и согласование документов, а также говорит о требованиях законодательства относительно автоматизации документооборота в бюджетных учреждениях.

— Мария, почему вопрос перехода на электронный документооборот в государственном секторе стоит настолько остро?

— В 2018 году Кабмин принял Постановление №55 "Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности". Данным постановлением правительство приняло электронную форму делопроизводства в качестве основной.

Изменения были запущены по вертикали — прецедентом стал отказ Кабмина принимать документы не в электронном формате. С января 2019 года на такую форму документооборота перешли и министерства, поэтому об электронном документообороте пришлось задуматься также и их дочерним структурам.

— Не кажется ли Вам, что данный метод — чересчур директивный?

— Как показывает практика, такой путь наиболее эффективен. Ведь внедрение изменений и автоматизация  — сложный и системный процесс. Поэтому в случае, когда Кабмин продвигает идею электронного документооборота, вероятность успешного ее воплощения близка к 100%.

Кабмин демонстрирует на собственном примере важность и обязательность внедрения и контролирует процесс, направляя министерствам не только указания, но и рекомендации.

— Зачем внедрять электронный документооборот?

— Электронный документооборот — это необходимость, требование современного мира. Он позволяет экономить время, которое тратится на создание, согласование, подпись и передачу входящих, внутренних, исходящих документов.

Работа с документами — не самое увлекательное занятие. И чем меньше времени сотрудники тратят на этот процесс, тем у них его больше остается на решение интересных и полезных задач.

Положительный эффект от внедрения электронного документооборота зависит от масштаба предприятия: чем крупнее предприятие, тем более заметным будет эффект. Документооборот в электронном виде освобождает время для руководителей и топ-менеджеров, сокращает время ожидания ручной подписи.

Современные решения позволяют работать с документацией с любого устройства, подключенного к Интернету в любой точке мира. Это — неоспоримые преимущества в динамичном мире, и госсектору важно системно оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы.

— Электронный документооборот требует наличия корпоративных IT-решений?

— Нет, и даже более того — с электронного документооборота легко начать цифровую трансформацию. Это, фактически, основа работы, которую можно реализовать в любом учреждении, где есть компьютеры и доступ к сети Интернет.

По нашему опыту, многие компании как частной, так и государственной формы собственности начинали цифровую трансформацию именно с электронного документооборота, а потом, убедившись в положительном эффекте, автоматизировали и другие направления.

— Вы можете привести примеры других стран?

— Для развитых стран электронный документооборот и цифровизация работы госструктур — приоритетные направления. Электронный документооборот способствует прозрачности работы государственных органов и служб: поскольку все документы создаются в цифровой форме, при необходимости, можно легко предоставить к ним публичный доступ.

Показателен опыт Литвы — в стране существует единый государственный сервер баз данных для центральных органов власти. Это позволяет внедрять информационные решения, в том числе и электронный документооборот в госструктурах, и легко масштабировать эти решения на подведомственные организации.

Такая организация работы удобна и экономически успешна: дистрибьютор программного продукта обеспечивает его обновления и поддержку, а задачи по серверному обслуживанию решаются системно и централизованно для всех госорганов страны.

— Какие решения для электронного документооборота предоставляет MASTER?

— Линейка продуктов электронного документооборота для государственного сектора MASTER включает два коробочных решения.

Первое решение — MASTER:Документооборот ОБМЕН И УЧЕТ — базовый программный продукт, который решает основные задачи документооборота: организацию электронного обмена документами (отправка и прием через e-mail) с управляющими и подчиненными государственными структурами; ведение учета (регистрации) электронных документов с ЭЦП; хранение документов в единой среде.

MASTER:Документооборот ОБМЕН И УЧЕТ — это простой продукт для подведомственных организаций и предприятий, которые вынуждены оперативно перейти к базовому электронному документообороту, с возможностью легкого масштабирования функционала. Период развертывания продукта (от приобретения до начала работы) длится всего несколько дней.

Второе решение — MASTER:Документооборот КОМПЛЕКСНОЕ РЕШЕНИЕ — это комплексный программный продукт, который предоставляется с полностью настроенной конфигурацией функционала и процессов обработки документов в соответствии с требованиями действующего Законодательства Украины.

Программный продукт позволяет вести общий электронный документооборот всех документов: входящих (письма, обращения граждан, запросы на публичную информацию и др.), внутренних (служебные, организационно-распорядительные документы) и исходящих.

Также он включает в себя необходимый набор функциональных возможностей для полноценной работы с документами госучреждения и легко дополняется приложениями, такими как электронный архив, аналитика, мобильные приложения SmartTasks и SmartManager, Plag-in (e-mail, MS Word) и т.д.

Внедрение программных продуктов электронного документооборота MASTER позволит оптимизировать процессы документооборота и создать единое информационное пространство с дочерними предприятиями/подведомственными организациями.

— В чем преимущества MASTER-решений?

— Во-первых, MASTER:Документооборот — коробочное решение. Это означает, что для установки продукта не требуется вовлечение специалистов со стороны или внутренней команды разработчиков. Пользователь может самостоятельно установить программу и настроить ее без серьезных усилий.

Во-вторых, будучи продуктами линейки MASTER, решения обладают всеми преимуществами платформы: возможностью бесшовной интеграции с решениями для бухгалтерского, кадрового учета, с площадкой электронных торгов и другими продуктами.

В третьих — это система поддержки, которую мы выстроили и испытали на практике при работе с MASTER:Бухгалтерия. При возникновении вопросов наши пользователи всегда могут обратиться в службу поддержки.

Сам продукт обновляется опорными сервис-паками после выхода законодательных изменений. К тому же, продукт MASTER имеет современный интерфейс, встроенный гид и обеспечивает множество других преимуществ.

— Есть ли какие-то риски, сопутствующие внедрению электронного документооборота в государственном секторе?

— Существует два устоявшихся мифа: первый — об уязвимости электронных документов для хакерских атак, второй — о сокращении штата сотрудников при внедрении систем электронного документооборота.

На практике мифы так и остаются мифами.

Во-первых, современные системы электронного документооборота имеют все необходимые уровни защиты и сертификации, которые позволяют предупреждать и отражать атаки.

Что касается второго мифа, то страх изменений и прогнозируемых сокращений присутствует. Но в реальности сокращений не происходит, несмотря на то, что электронный документооборот повышает эффективность и сокращает до 60-75% время на обработку одного документа.

Главный эффект внедрения е-документооборота — повышение производительности труда сотрудников и перераспределение времени на выполнение других задач.

Внедрение электронного документооборота будет полезным как для руководства, так и для каждого отдельного сотрудника. Чем раньше произойдет диджитализация документооборота и услуг в государственном секторе, тем эффективнее будет работать государственный аппарат.