Як онбордити людей під час війни? Поради HR-менеджерам

Воєнний стан вимагає стратегічних і водночас швидких рішень. Через це деякі компанії зараз охочіше наймають саме досвідчених спеціалістів.

Адже їм одразу можна доручити роботу і не гаяти час на докладне роз'яснення нюансів.

Хоча я переконана: незалежно від рівня навичок новоприбулий фахівець потребує більшого залучення до команди.

Він не просто потрапляє до незнайомого колективу, а й стикається з певною корпоративною культурою. Тому завдання HR-менеджера та ментора — провести для нього якісний онбординґ.

Що таке онбординґ

Це знайомство з компанією, новими колегами, а також колом обов’язків на обраній посаді. Повноцінна адаптація може тривати від двох місяців до року.

Усе залежить від професійного та життєвого досвіду людини, від ролі в команді та особливостей конкретного напряму роботи.

За підрахунками компанії Sapling, щоб розібратися в усіх процесах на новому місці, працівник виконує в середньому понад 50 різних дій.

Від підписання документів, налаштування корпоративної пошти, авторизації в робочих чатах — до знайомства з традиціями компанії та власними обов'язками.

Регулярний супровід нового працівника на всіх етапах дозволить йому краще інтегруватися в колектив і досягати успіхів на своїй позиції.

Онбординґ є традиційним явищем в IT-компаніях по всьому світі. Можна вважати, що в Україні саме IT сформувала тренд на програми з онбординґу в різних галузях: ритейлі, маркетингу, фінансах, освіті, культурі тощо.

"Навіщо це компанії?" — спитаєте ви

Мені дуже близька думка Сари Ветзель, HR-директорки Engage:BDR. За її словами, втрата енергії новачком через погану адаптацію означає втрату можливостей зростання для самої компанії.

Без належного піклування про працівників підвищується плинність кадрів і знижується продуктивність усієї команди. Тому, інвестуючи час та інші ресурси в онбординґ, компанії швидше отримають умотивованих професіоналів, а отже, зможуть розвивати бізнес.

Це підтверджують і фахові дослідження.

Аналітики Corporate Leadership Council порівняли ступінь залученості 50 тис. співробітників по всьому світі, аби визначити прямий вплив онбординґу на продуктивність та утримання кадрів.

Зрештою вчені дійшли висновку, що працівники з багатим досвідом онбординґу відчувають уп’ятеро менше бажання звільнитися, ніж ті, кому майже не приділяли уваги в процесі адаптації. За результатами іншого дослідження, 69 % співробітників імовірно залишаться в компанії принаймні на 3 роки, якщо там будуть чітко відлагоджені всі етапи онбординґу.

З початком повномасштабної війни для українських HR’ів ефективний онбординґ став чи не головним викликом. Принципово новим є погляд на безпечний робочий простір, увага до психологічного стану працівників та постійна комунікація.

Питання "Як у тебе справи?" є не лише проявом турботи. Так ви допомагаєте людині проживати реальність "тут і зараз", а саме цього багатьом бракує в умовах війни. Робота і команда стають тим фундаментом, який дає нам змогу триматись і не занепадати духом.

Коли ми відчуваємо приналежність до певної групи і бачимо свою користь як фахівців, наше самопочуття помітно поліпшується. Кожному співробітникові необхідно впевнитися, що він виконує добру справу і що колектив його підтримує.

За часів нестабільності нам усім це вкрай важливо. Нині переважна більшість людей працюють дистанційно. І якщо з тими, хто давно в команді, легше перебувати на одній хвилі навіть онлайн, то новачкам варто приділяти значно більше уваги.

7 кроків до вдалого онбординґу

• Надайте вичерпну інформацію про компанію

У вітальному листі опишіть структуру, корпоративні стандарти і традиції компанії. Також укажіть особливості роботи у воєнний період. Додайте контакти ментора та керівника відповідного департаменту.

Якщо онбординґ включає знайомство з продуктом, послугами або сервісами, що їх розроблює компанія, приєднайте до листа презентацію проєкту. Корисними будуть текстові або відеоінструкції, як працювати з онлайн-інструментами, котрими користується команда.

• Познайомте новачка з колегами

Це може бути традиційна онлайн-зустріч у Zoom, де кожен розповідає про себе, а може бути щось більш нестандартне. Наприклад, віртуальний тимбілдинґ з уявними коктейлями та інтерактивом. Другий етап — залучити новачка до робочих і неформальних чатів.

Вітальні стікери та ґіфки стануть вдалим початком спілкування. Якщо команда невелика, коротко напишіть у чаті, яку позицію зайняла людина і чим займатиметься.

Якщо ж вас багато, аби не марнувати спільний час, зробіть загальний документ для знайомств. Укажіть там коротку біографію кожного члена команди, його обов'язки, хобі, інтереси й уподобання; додайте світлину та посилання на особисті соцмережі.

• Піклуйтеся про безпеку та емоційний стан працівника

Раз на тиждень питайте, яка ситуація в тому місці, де перебуває працівник, і чи не має він бажання кудись переїхати. Якщо компанія надає таку можливість, нагадайте про це.

У разі зміни місця проживання поцікавтеся, чи є у працівника все необхідне для життя і роботи на новій локації. Постійні переїзди, пошуки житла, буремні новини з фронту позначаються на нашому емоційному стані. Скажіть, що за першої ж потреби ви організуєте розмову з психологом.

• Запропонуйте допомогу в облаштуванні робочого місця

Сьогодні це завдання здебільшого перекладається на працівників. Одначе комфорт усіх учасників команди має бути пріоритетом компанії. Переконайтеся, що фахівець має необхідну техніку, програми та інструменти для роботи.

• Відстежуйте прогрес адаптації та вчасно реагуйте на запити

Допоможуть у цьому відгуки ментора, проєктного менеджера, технічного керівника проєкту чи начальника відділу. Можна поговорити й з усіма, щоб зусібіч оцінити перебіг адаптації конкретної людини. Не завадить фідбек і від працівника.

Запитайте, як минув у нього перший тиждень, місяць у компанії, чи всім він задоволений і чого йому бракує для комфортної роботи. Важливо своєчасно виявити проблеми в комунікації чи виконанні завдань та якнайшвидше їх усунути.

• Робіть подарунки

Welcome box — простий спосіб привітати людину з новою посадою. Так створюється емоційна прив’язка до команди, що дуже важливо в дистанційній роботі.

Перед надсиланням подарунка можна спитати в людини, чи потрібні їй якісь речі першої необхідності, крім стандартного брендованого набору з блокнотом, чашкою та стікерами.

Під час евакуації багато хто залишив удома дрібнички, яких зараз може не вистачати. Наприклад, теплий коц, вазу для квітів чи навіть улюблену каву, яку в новому населеному пункті знайти неможливо. Потіште людину тим, що їй дійсно необхідно.

• Розповідайте про діяльність компанії під час війни

Зараз формується цікавий тренд: обираючи місце роботи, люди звертають увагу на соціальну активність компаній. Ідеться про те, як команда піклується про своїх співробітників під час війни, чим допомагає військовим, цивільним, волонтерам.

Тому про це можна розповідати і на співбесіді, і першого дня знайомства.

Якщо говорити про NIX, паралельно з основною діяльністю ми організували волонтерський штаб NIX Support Team. Спочатку відпрацювали різні напрями роботи всередині команди. Це і логістика, і пошук транспорту й житла, і закупівля та доставка гуманітарки.

За кілька тижнів нам удалося розширити можливості свого волонтерства, тож ми відкрили другий штаб і заповзялися надавати комплексну допомогу військовим у закупівлі всього необхідного.

Ми постійно збираємо кошти на потреби армії — як за адресними, так і за загальними запитами. Шукаємо і купуємо амуніцію та ліки. Наші хлопці й дівчата добре опанували логістику поставок і швидко розподіляють посилки між військовими підрозділами, щоб кожен вчасно отримав життєво необхідні речі.

Крім того, від початку повномасштабної війни ми не втратили жодного клієнта. За нинішніх часів це, без перебільшення, велике досягнення для українських айтівців. Закордонні клієнти високо цінують наше вміння залишатися професіоналами за будь-яких умов.

Попри війну, ми продовжуємо гідно виконувати покладені на себе зобов’язання.

Як війна змінила онбординґ у нашій команді

За мирних часів ми онбордили інколи по 10 людей на день. Цей досвід допоміг нам сформувати чітке розуміння процесу, щоб кожен новий працівник відчував турботу й підтримку команди з першого ж дня.

Швидко стати на "воєнні рейки" і продовжувати роботу ми змогли завдяки пандемії — хай це і дивно звучить. Іще два роки тому ми повністю налаштували в онлайні всі процеси, включно з онбординґом.

Звісно, воєнний стан вніс свої корективи в повсякденне і робоче життя. Ми постійно моніторимо ситуацію в регіонах, де перебувають наші фахівці, частіше телефонуємо одне одному, обмінюємося новинами.

Волонтеримо, донатимо, працюємо — словом, продовжуємо тримати наш IT-фронт. Заразом ми не припиняємо пошук талановитих IT-спеціалістів. Сьогодні у нас відкриті вакансії як для досвідчених фахівців, так і для тих, хто тільки починає свій шлях в IT.

Отже, ми продовжуємо розширювати команду.

Попри те що нас розділяють тисячі кілометрів, ми намагаємося забезпечити довоєнний рівень комфорту і залученості, до якого звикли всі Нікси. Особливо це важливо, коли до команди потрапляє нова людина.

Те саме я раджу робити всім HR-менеджерам та менторам. Максимально залучайте новачків не лише до робочих, а й до неформальних процесів, як-от онлайн-тимбілдинґи, щотижневі спільні зуми, консультації з психологом, онлайн-тренування тощо.

Сьогодні як ніколи важливо тримати постійний зв'язок із людьми і вкладати в них іще більше ресурсів. Адже люди — це найцінніше, що мають компанії. Піклуймося разом про наших фахівців!