Режим "без бумаги": миссия выполнима

Режим "без бумаги": миссия выполнима

Как бизнес внедряет обмен электронными документами, и как этот опыт может помочь государству диджитализироваться. (укр)
Пятница, 10 сентября 2021, 08:27
руководитель сервиса цифровых решений для бизнеса "Вчасно"

Міністерство цифрової трансформації планує до 2024 року оцифрувати 100% публічних послуг. Це передбачає й запровадження електронного документообігу в державних установах. 

У бізнес-середовищі електронні документи вже давно не є інновацією. Особливо темп цифровізації прискорився під час карантину. Без можливості віддалено підписувати документи компанії просто не могли працювати. 

Держава без паперу

Закон про режим paperless, який набуває чинності в листопаді цього року, має на меті спростити процедуру переводу публічних послуг онлайн. 

Аби державні установи не вимагали від громадян паперові довідки, необхідно поєднати всі державні реєстри в єдину систему і відкрити до неї доступ усім чиновникам. 

Наразі Міністерство цифрової трансформації працює над Законом "Про публічні електронні реєстри". Об’єднання реєстрів можливо зробити до кінця року. 

Тут все залежатиме від швидкості, з якою держава зможе підключити навіть віддалені селищні ради до системи "Трембіта" (вона поєднуватиме між собою всі держреєстри). І навчити службовців нею користуватися. 

А для того, щоб повністю перевести установи на електронний документообіг у заплановані терміни, варто завчасно проаналізувати можливі перешкоди та підготуватися до них. У цьому допоможе приклад і бізнесу, і державних підприємств, які вже йдуть шляхом цифровізації.

Приміром, "Укрпошта" вже майже 4 роки переходить на електронний документообіг у роботі з юридичними особами. В компанії працюють десятки тисяч людей. 

Кожного працівника треба навчити, обладнати його робоче місце комп’ютером та доступом до інтернету. До того ж, подолати внутрішній спротив, який обов’язково виникає у людей при будь-яких змінах. 

Також компанія перебудовує процеси роботи з документами в своїх відділеннях по всій країні. За прогнозами, "Укрпошті" знадобиться ще приблизно 1-2 роки для відмови від паперу.

Як бізнес переходить у цифру

Комерційній компанії впроваджують електронний документообіг у різні терміни. Це залежить від розміру, кількості документів та задач. 

Так, невеликий ФОП, у якого декілька договорів на місяць, може перевести свої документи в електронний вигляд і за 5 хвилин. 

Просто зареєструватися в онлайн-сервісі та отримати електронний цифровий підпис, якщо його немає. А також попередити контрагентів про перехід. 

Однак і з більшою кількістю документів можна перейти в онлайн за 15 хвилин. Наприклад, так сталося у маркетплейса "Епіцентр". А там щоденно підписують понад 100 документів. 

У свою чергу Київська школа економіки, яка об’єднує декілька компаній, витратила 5 місяців на налаштування та тестування системи електронного документообігу. Школа підписує електронні договори зі студентами. 

І прагнула повністю автоматизувати всю роботу з документами. Це коли, наприклад, бухгалтер завантажує в систему договір, далі той автоматично направляється на погодження в юридичний та фінансовий відділ. 

І після цього — на підпис до директора. І тільки тоді, як всі погодять, а директор підпише — договір відправляється клієнту. 

Є випадки й більш довгого впровадження. Приміром, компанія IDS Borjomi почала поступово переходити на електронні документи взимку 2020 року. І цей процес досі триває. 

Оскільки компанія хоче автоматизувати все більше і більше напрямів та документів. І навіть такі бізнеси, як Нова Пошта або Rozetka, які є представниками електронної комерції і серед перших швидко почали використовувати електронні документи, все одно витратили 2-3 роки на те, щоб близько 80% документообігу перевести в цифру. 

Чого не вистачає для 100% відмови від паперу

Досі є законодавчі обмеження для переведення всіх паперів у цифру. Зокрема, це стосується документів тривалого зберігання (здебільшого, це кадрові документи). 

Така ж проблема з товарно-транспортною накладною, яка є одним із основних документів при перевезенні вантажів. Вона може бути електронною, але водій все одно має їхати з паперовим екземпляром. 

Це гальмує перехід на електронний документообіг не тільки бізнесу, але й державних компаній та установ. Зміна законодавчих норм, що дозволить й ці типи документів оцифрувати, суттєво наблизить країну до 100% режиму "без паперу".

Що стосується інших можливих перешкод, варто подбати про навчання всіх службовців та проаналізувати, які процеси варто перебудувати в першу чергу. 

Якщо це врахувати, то заплановані строки цифровізації цілком ймовірні. Дії Мінцифри вже прискорили темп впровадження електронного документообігу на ринку. 

Так лише в нашому сервісі за допомоги "Дія.Підпис" переваги електронних документів відкрили для себе понад 10 тисяч підприємців. І щомісяця реєструються близько 1,5 тисяч нових. 

А максимальний ефект від цифровізації Україна отримає тоді, коли і держава, і бізнес зможуть без перешкод обмінюватися електронними документами і між собою, і з фізичними особами. 

Колонка є видом матеріалу, який відображає винятково точку зору автора. Вона не претендує на об'єктивність та всебічність висвітлення теми, про яку йдеться. Точка зору редакції «Економічної правди» та «Української правди» може не збігатися з точкою зору автора. Редакція не відповідає за достовірність та тлумачення наведеної інформації і виконує винятково роль носія.

powered by lun.ua
Подпишитесь на наши уведомления!