Міністерство цифрової трансформації планує до 2024 року оцифрувати 100% публічних послуг. Це передбачає й запровадження електронного документообігу в державних установах. 

У бізнес-середовищі електронні документи вже давно не є інновацією. Особливо темп цифровізації прискорився під час карантину. Без можливості віддалено підписувати документи компанії просто не могли працювати. 

Держава без паперу

Закон про режим paperless, який набуває чинності в листопаді цього року, має на меті спростити процедуру переводу публічних послуг онлайн. 

Аби державні установи не вимагали від громадян паперові довідки, необхідно поєднати всі державні реєстри в єдину систему і відкрити до неї доступ усім чиновникам. 

Наразі Міністерство цифрової трансформації працює над Законом "Про публічні електронні реєстри". Об’єднання реєстрів можливо зробити до кінця року. 

Тут все залежатиме від швидкості, з якою держава зможе підключити навіть віддалені селищні ради до системи "Трембіта" (вона поєднуватиме між собою всі держреєстри). І навчити службовців нею користуватися. 

А для того, щоб повністю перевести установи на електронний документообіг у заплановані терміни, варто завчасно проаналізувати можливі перешкоди та підготуватися до них. У цьому допоможе приклад і бізнесу, і державних підприємств, які вже йдуть шляхом цифровізації.

Приміром, "Укрпошта" вже майже 4 роки переходить на електронний документообіг у роботі з юридичними особами. В компанії працюють десятки тисяч людей. 

Кожного працівника треба навчити, обладнати його робоче місце комп’ютером та доступом до інтернету. До того ж, подолати внутрішній спротив, який обов’язково виникає у людей при будь-яких змінах. 

Також компанія перебудовує процеси роботи з документами в своїх відділеннях по всій країні. За прогнозами, "Укрпошті" знадобиться ще приблизно 1-2 роки для відмови від паперу.

Як бізнес переходить у цифру

Комерційній компанії впроваджують електронний документообіг у різні терміни. Це залежить від розміру, кількості документів та задач. 

Так, невеликий ФОП, у якого декілька договорів на місяць, може перевести свої документи в електронний вигляд і за 5 хвилин. 

Просто зареєструватися в онлайн-сервісі та отримати електронний цифровий підпис, якщо його немає. А також попередити контрагентів про перехід. 

Однак і з більшою кількістю документів можна перейти в онлайн за 15 хвилин. Наприклад, так сталося у маркетплейса "Епіцентр". А там щоденно підписують понад 100 документів. 

У свою чергу Київська школа економіки, яка об’єднує декілька компаній, витратила 5 місяців на налаштування та тестування системи електронного документообігу. Школа підписує електронні договори зі студентами. 

І прагнула повністю автоматизувати всю роботу з документами. Це коли, наприклад, бухгалтер завантажує в систему договір, далі той автоматично направляється на погодження в юридичний та фінансовий відділ. 

І після цього — на підпис до директора. І тільки тоді, як всі погодять, а директор підпише — договір відправляється клієнту. 

Є випадки й більш довгого впровадження. Приміром, компанія IDS Borjomi почала поступово переходити на електронні документи взимку 2020 року. І цей процес досі триває. 

Оскільки компанія хоче автоматизувати все більше і більше напрямів та документів. І навіть такі бізнеси, як Нова Пошта або Rozetka, які є представниками електронної комерції і серед перших швидко почали використовувати електронні документи, все одно витратили 2-3 роки на те, щоб близько 80% документообігу перевести в цифру. 

Чого не вистачає для 100% відмови від паперу

Досі є законодавчі обмеження для переведення всіх паперів у цифру. Зокрема, це стосується документів тривалого зберігання (здебільшого, це кадрові документи). 

Така ж проблема з товарно-транспортною накладною, яка є одним із основних документів при перевезенні вантажів. Вона може бути електронною, але водій все одно має їхати з паперовим екземпляром. 

Це гальмує перехід на електронний документообіг не тільки бізнесу, але й державних компаній та установ. Зміна законодавчих норм, що дозволить й ці типи документів оцифрувати, суттєво наблизить країну до 100% режиму "без паперу".

Що стосується інших можливих перешкод, варто подбати про навчання всіх службовців та проаналізувати, які процеси варто перебудувати в першу чергу. 

Якщо це врахувати, то заплановані строки цифровізації цілком ймовірні. Дії Мінцифри вже прискорили темп впровадження електронного документообігу на ринку. 

Так лише в нашому сервісі за допомоги "Дія.Підпис" переваги електронних документів відкрили для себе понад 10 тисяч підприємців. І щомісяця реєструються близько 1,5 тисяч нових. 

А максимальний ефект від цифровізації Україна отримає тоді, коли і держава, і бізнес зможуть без перешкод обмінюватися електронними документами і між собою, і з фізичними особами.