Цифрова трансформація бізнесу: кому потрібна і з чого почати

Цифрова трансформація бізнесу: кому потрібна і з чого почати

Успішна цифровізація покращує продуктивність праці на 55% і скорочує час виходу на ринок на 40%. (рос)
Вівторок, 27 жовтня 2020, 08:14
керівник фінансового відділу YouControl

В связи с беспрецедентной неопределенностью, вызванной COVID-19, бизнес столкнулся новыми вызовами.

Дали о себе знать слабые стороны бизнес-процессов, падение спроса, снижение производительности.

В такие времена важно повышать результативность и готовить команду к функционированию в изменившемся мире.

Самым большим драйвером роста и в то же время вызовом становится цифровая трансформация бизнеса.

Это подтверждается исследованием PwC, согласно которому, 81% финансовых руководителей считают сдерживание роста затрат одним из важнейших мероприятий в сложившейся ситуации. 56% респондентов рассматривают возможность отсрочки или отмены запланированных инвестиций.

При этом финансовые директора с большей вероятностью сократят общие капитальные вложения (82%), но не затраты на R&D (14%), цифровую трансформацию (11%) и кибербезопасность (3%).

 

Украина идет в ногу с мировыми тенденциями: ВВП страны во втором квартале 2020 года сократился на 11,4% по сравнению со вторым кварталом 2019 года. ЕБРР прогнозирует сокращение ВВП на 5,5% в 2020 году.

Цифровая трансформация – не только электронный документооборот

Цифровая трансформация – гораздо более широкий процесс, чем внедрение новых технологий. Она ведет за собой изменение бизнес-модели, структуры компании, формирование новых навыков и процессов. Это органично сопровождают и стимулируют новые технологии.

По данным McKinsey, только 16% организаций, внедряющих цифровую трансформацию, заявили о росте производительности. При этом на кону немалый выигрыш – удачная цифровизация улучшает производительность труда на 55% и сокращает время выхода на рынок на 40%.

Внедрение подобных изменений в функциях, связанных с рынком и клиентами, показывает наибольшую результативность.

На старте наименее рисковым решением будет начать изменения с бэк-офиса: финансы, управление персоналом. Финансовая функция в компании часто наиболее зрелая в цифровом формате. Она сопровождается системами учета и стандартизированными методиками, людьми с навыками работы.

При этом для компаний остается открытым вопрос использования электронного документооборота (ЭДО). Остроты ситуации добавляют новые обстоятельства, в которых оказался бизнес: с одной стороны – дистанционная работа и карантин, с другой – стремление минимизировать издержки.

Диджитализируйся или…

Ввиду развития цифровой экономики и мобильности сотрудников цифровизация бизнес-процессов, в том числе ЭДО, ‒ вопрос времени.

В 2019 году Кабмин утвердил "Концепцию развития цифровой экономики и общества". Согласно документу, развитие цифровой экономики заключается в создании рыночных стимулов, мотиваций, спроса и формировании потребностей по использованию цифровых технологий, продуктов и услуг среди бизнеса для эффективности и конкурентоспособности. А в сентябре Кабмин представил "Стратегию цифровой трансформации социальной сферы".

Тема цифровизации набирает популярности и движима госполитикой. Органы власти выбирают путь цифровизации – бизнесу придется принимать условия игры, чтобы не потерять результативность и конкурентоспособность.

К тому же, в законе "Об электронных документах и документообороте" указано, что электронный документ с реквизитами ЭЦП считается оригиналом. Юридическая сила такого документа не оспаривается, его можно использовать в суде, предоставлять налоговой во время проверок. Бумажная копия не нужна.

Сотрудники стали мобильнее. Работа из любой точки мира – привычный формат сотрудничества, а работа с планшетов и смартфонов отменяет потребность взаимодействовать со стационарной техникой в офлайн-офисе.

Мы сканируем документы с телефона, пишем тексты в Google Docs с планшета и обмениваемся файлами на ходу в общественном транспорте. Подходы сотрудников к выполнению повседневных рабочих дел уже изменились.

Увеличение объемов информации требует умения анализировать, принимать решения быстрее. Автоматизация и цифровизация монотонных процессов освобождает время и место для идей, новых решений и других занятий.

Работа по старинке боль

Оставаясь на стороне традиционного подхода работы с документами, бизнес теряет по сравнению с цифровым способом.

Дольше подписываем документы – дольше получаем деньги. Подписали не ту версию документа – тратим время на переделывание. Долго оформляем – уходит время. Длительный обмен документами – это задержка процессов: для выставления бумажного счета и его оплаты нужно один-два рабочих дня.

Выгода внедрения ЭДО: как посчитать

Чтобы понять выгоду бизнеса от электронного документооборота, необходимо проанализировать данные. Набор информации в каждом случае будет индивидуален – в зависимости от компании.

Можно посчитать затраты на курьеров и почтовые услуги, время сотрудников на подготовку, согласование, обработку и повторное согласование бумаг, поддержание офлайн-архива документов, если компания большая, расходы на административную организацию документооборота (бумага, принтеры).

Сэкономил – считай, заработал.

ЭДО – это стресс-тест готовности компании к цифровой трансформации, с внедрением которого бизнес получит ряд преимуществ.

* Экономия на отправках, так как стоимость систем ЭДО небольшая. Доступны системы, предоставляющие бесплатный функционал, способный закрыть потребности малого и среднего бизнеса в обмене документами.

* Мобильность команды и менеджмента. У сотрудников будет доступ к работе с документами 24/7 из любой точки мира.

* Безопасность хранения документов под паролем и с помощью инструментов конфиденциальности.

* Хранение без печатных форм документов. Можно делать резервные копии базы в любом количестве.

* Позитивно влияет на бренд. Приятнее работать с контрагентом, когда процессы организованы быстро и легко.

Колонка є видом матеріалу, який відображає винятково точку зору автора. Вона не претендує на об'єктивність та всебічність висвітлення теми, про яку йдеться. Точка зору редакції «Економічної правди» та «Української правди» може не збігатися з точкою зору автора. Редакція не відповідає за достовірність та тлумачення наведеної інформації і виконує винятково роль носія.

powered by lun.ua
Підпишіться на наші повідомлення!