Компании, которые заботятся о собственной операционной эффективности. В чем их отличие от конкурентов в глазах собственников и клиентов?
Посетив в конце 2019-го Краков, я с большим удивлением отметил цены, фактически меньше киевских на 20-30%. Это, на мой взгляд, и коэффициент украинской коррупции, и следствие неэффективности бизнеса в целом. Собственники и менеджмент украинского бизнеса должны стремиться к сокращению издержек, а не заниматься лоббизмом.
Кому и когда нужно внедрять ERP?
2020-ый очень ярко показал важность перехода к цифровым решениям и стал большим пинком для компаний, которые привыкли работать по старинке. Многие бизнесы в карантин очень быстро, хаотично внедряли разнообразные системы цифровых коммуникаций с клиентом, но методы коммуникаций — лишь малая часть успеха, а вот комплексные диджитал изменения помогают бизнесу быть на плаву.
Украинские компании сегодня все активнее рассматривают варианты цифровизации своих бизнес-процессов, понимая, что правильно внедренные ERP системы поднимут эфективность и помогут выстоять в новые кризисы.
Каким компаниям стоит внедрить ERP решение?
- Быстро растущие компании.
Масштабирование бизнес-процессов и изменение коммуникаций между отделами во время роста становятся переломным моментом. Есть два пути - самостоятельно создать новые процессы, потратив время на оценку их эффективности или приобрести методологии и опыт лучших решений, выбрав ERP решение.
- Экспортно ориентированные компании.
Особенно для компаний, которые строят международный бизнес. Таким компаниям нужно поддерживать высокий уровень эффективности, контролировать бизнес-процессы во всех филиалах, одновременно консолидировать информацию и управлять всем бизнесом из одной точки.
- Компании с иностранными инвестициями или такие, которые хотят их получить.
Для таких компаний важна ERP, которая будет понятна и доступна международным партнерам. Также, по данным SAP Ukraine, наличие внедренного SAP увеличивает стоимость бизнеса.
- Инновационные компании.
Это не только о таких, которые создают инновационные решения или продукты. Если вы хотите развивать свой бизнес современно, если растут обороты компании, но не прибыль, если все внедренные вами изменения умирают, то стоит обратить внимание на системное ERP решение.
Что получит бизнес от внедрения ERP, кроме аналитики?
90% украинских компаний работают с так называемой "лоскутной автоматизацией". Бизнесы начинают с более хаотичного управления, когда у каждого департаменты свои отчеты и документы. Например, склад ведет учет в 1с, производство - в Excel, продажи работают в CMS, а то в блокнотах или Outlook, как и отдел закупок.
В такой компании финансовая служба занимается учетом, а не планированием, то есть каждого 25 числа готовит финансовый отчет, где указано как прошел месяц. Достоверность этих данных вызывает много вопросов, поэтому собственник получает недостоверные данные, притом тогда, когда они уже и не особо нужны.
Что происходит при внедрении ERP?
- Создание единого информационного пространства.
Все бизнес-процессы должны быть проанализированы и связаны. Любое изменение в отделе продаж будет отображено на складе и закупках, и далее по цепочке.
- Унификация данных и бизнес-процессов. Этот шаг лучше сделать до начала внедрения ERP, но часто делается параллельно. Этот сложный и болезненный процесс сильно меняет привычный уклад работы, но стандартизация дает бизнесу возможность построить действительно работающую систему. Как говорят мои коллеги-внедренцы ERP-систем: "При автоматизации хаоса выходит автоматизированный хаос".
- Появление централизованного канала коммуникаций. Прозрачность и доступность информации позволяет настроить фактически автоматическое операционное управление. Внедрение уменьшает количество сотрудников и риск, связанный с их уходом, притом повышает эффективность каждого сотрудника и бизнеса в целом.
Где найти бюджет на внедрение ERP? ROI от внедрения ERP
Откуда ROI может появится во внедрении ERP? Для его определения мы построили карты болей для каждой индустрии, с которой мы работаем. Каждая строка карты болей при ее решении приносит пусть и небольшую, но экономию, а при общей консолидации получается существенный прирост к бюджету компании и снижение издержек.
По данным 1с, при внедрении ERP в среднем на 21% падают объемы материальных запасов, на 15% затраты на материальные ресурсы, производственные затраты уменьшаются на 15%, стоимость произведенной продукции - на 9%. Уменьшение дебиторской задолженности происходит почти 20%!
Какие боли есть практически у всех индустрий?
1. Продажи.
- Отдел продаж.
Внедренный CRM уменьшает количество потерянных клиентов и при длинных воронках продаж, и при увольнении сотрудника, а также быстрее адаптирует новых.
Например, средний чек вашей сделки - 1 000 000 грн, а ее конверсия - 15%. У одного эффективного менеджера 5 новых лидов в месяц , то есть его приведенная сумма - 750 000 грн., а его потери в 10% - 75 000 грн. В год - уже 900 000 грн, что уже составляет годовую стоимость внедрения ERP.
- Дистрибуция.
ERP контролирует(в идеале еще и автоматически планирует) отгрузки по торговым точках с учетом товарной матрицы, регулирует интенсивность отгрузок, строит графики и план отгрузок, контролирует дебиторскую задолженность. И контролирует план продаж - при отклонение определенной ТТ от плана менеджер должен понять, почему это произошло.
Допустим, что у компании есть 1000 клиентов, каждый заказывает 4 раза в месяц, то есть генерируется 4000 заказов в месяц. Средний чек каждого заказа - 2000 грн. или около 8 000 000 грн. в месяц. Если менеджер не доработал на всего лишь 2% (не определил провальную ТТ, не отгрузил вовремя и вызвал простой и т.д.), то в месяц вы теряете 16 000 грн. Или 192 000 грн. в год.
Цифровые коммуникации с клиентами - b2b порталы, чат-боты.
Такие инновации помогают снизить загрузку сотрудников,а заказы принимать автоматически.
В компании есть 4 оператора, каждый обрабатывает 1000 заказов в месяц или 50 заказов в день в случае 4000 заказов в месяц. Стоимость труда оператора - 8000 грн. Если 25% заказов пройдет автоматически через чат-бот, экономия составит 8000 грн. на одном операторе или 96 000 грн в год.
Логистика:
- Управление складом WMS.
Это так называемое адресное управление складом, при котором система выстраивает pick-up-маршрут, а сотрудник собирает по очереди весь, например, заказ и приносит его в точку выдачи. Это увеличивает в разы скорость обработки заказов, уменьшает пересорт и количество рекламацией.
- MRP I. (Material Resource Planning). Помогает уменьшить уровень запасов товаров и сырья.
ERP строит наиболее оптимальный план производства, учитывая плана продаж, спецификации, количество текущих заказов, уровень запасов.
Также учитывается минимальный и максимальный уровень складских запасов, что, при правильной динамической настройке (например, сырья хватает на 3 недели в высокий сезон, на 5 недель в низкий) и внедрении правил FIFO снижает уровень запасов от 20%.
Размер запасов,например, на 1 000 000 долларов. При уменьшении запасов на 20%, экономия составит 20 000 долларов.
3. Закупки:
- Прозрачность. ERP помогает создать максимально прозрачную и доступную систему закупок, не завязывая ее на теоретически недобросовестных заказчиках. Также внедряются тендерные процедуры и прочие системы, которые позволяет делать более прозрачные закупки.
- Планирование. Внедряются алгоритмы расчетов закупок сырья и прочих запасов, которые завязаны на планы продаж и производство.
4. Производство:
- Внедрение учета контроля отходов (включая деловые), уровня брака; внедряется нормирование сырья и технологических операций.
- MRP IІ (прогнозирование загрузки рабочих центров). При производстве товаров в спецификациях указываются разнообразные процессы, которые производятся для выпуска товара на определенных рабочих центрах (например, станках). Каждый рабочий центр имеет свою мощность и доступность, и, особенно если у компании несколько центров с разными мощностями и доступностями, система должна автоматически планировать наиболее эфективную загрузку рабочих центров.
Опыт внедрения SAP показывает, что при внедрении MRP IІ на 10% увеличивается пропускная способность производства цехов. Если вы выпускали продукции на 1 000 000 грн., то при внедрении MRP IІ каждый месяц вы будете иметь дополнительные 100 000 грн или 1 200 000 грн в год.
На основе факторов, о которых мы рассказали, построим вот такую модель эффективности бизнеса:
Допустим, что рынок растет в 12% в год, то есть рынок и ваши продажи растут на 1% в месяц, за год компания продает на 1266000 долларов. При себестоимости в 50% и расходах в 200 тысяч долларов маржа составит 3930000 долларов в год.
Представим, что в результате внедрения бережливого производства, MRP I и II и других факторов, о которых мы сегодня говорили, себестоимость продукции и прочие расходы упали на всего 10%.
То есть компания, которая заботится о собственной операционной эффективности при равных уровнях продаж, получила дополнительных 873000 долларов!
Это достаточный бюджет не только на дивиденды, но и отличный ресурс рефинансирования в маркетинг или в производство на более эффективные станки. Разумное рефинансирование позволит каждый год отъедать кусочек рынка и увеличивать отрыв от своих конкурентов.
Выводы и размышления
Почему украинскому бизнесу нужно выбрать европейскую ERP?
- Чтобы получить доступ к самым актуальным, интересным и эффективным решениям в своей индустрии.
- Чтобы внедрить инструмент планирования, а не новую систему учета.
- Чтобы заходить в систему с любого устройства и не только в офисе.
- Чтобы быстро работать с огромным количеством данных, используя облачные технологии.
- Чтобы получить все плюсы машинного обучения, например, высокоточное прогнозирование продаж с учетом трендов и сезонности.
- Чтобы отчетность создавалась в пару кликов, учитывая все данные и прогнозирование.
- Чтобы иметь возможность интеграции с другими ресурсами и инструментами вашего бизнеса (например, тендерные закупки)
Операционная эффективность - это не только работа на увеличением продаж, но и систематическая работа над всеми бизнес-процессами компании. Внедрение ERP систем позволяет одновременно и экономить ресурсы, и больше и качественней продавать!
Автор: Игорь Сошников, владелец и CEO TG Consulting.
Более 20 лет в бизнесе и консалтинге. С 2004 года внедряет лучшие комплексные решения, которые приносят пользу бизнеса, увеличивают доходы и уменьшают расходы.
