Відвідавши в кінці 2019-го Краків, я з великим здивуванням відзначив ціни фактично на 20-30% менше київських. Це, на мій погляд, і коефіцієнт української корупції, і наслідок неефективності бізнесу в цілому. Власники і менеджмент українського бізнесу повинні прагнути до скорочення витрат, а не займатися лобізмом.

Кому і коли потрібно впроваджувати ERP?

2020-ий дуже яскраво показав важливість переходу до цифрових рішень і став великим стусаном для компаній, які звикли працювати по-старому.

Багато бізнесів в карантин дуже швидко, хаотично впроваджували різноманітні системи цифрових комунікацій з клієнтом, але методи комунікацій - лише мала частина успіху, а ось комплексні діджитал-зміни допомагають бізнесу бути на плаву.

Українські компанії сьогодні все активніше розглядають варіанти цифровізації своїх бізнес-процесів, розуміючи, що правильно впровадженні ERP системи піднімуть ефективності і допомагають вистояти в нові кризи.

Яким компаніям варто впровадити ERP рішення?

- Швидкозростаючі компанії.

Масштабування бізнес-процесів і зміна комунікацій між відділами під час росту стають переломним моментом. Є два шляхи - самостійно створити нові процеси, витративши час на оцінку їх ефективності або придбати методології та досвід кращих рішень, вибравши ERP рішення.

- Експортно орієнтовані компанії.

Особливо для компаній, які будують міжнародний бізнес. Таким компаніям потрібно підтримувати високий рівень ефективності, контролювати бізнес-процеси у всіх філіях, одночасно консолідувати інформацію і управляти всім бізнесом з однієї точки.

- Компанії з іноземними інвестиціями або такі, які хочуть їх отримати.

Для таких компаній важлива ERP, яка буде зрозуміла і доступна міжнародним партнерам. Також, за даними SAP Ukraine, наявність впровадженого SAP збільшує вартість бізнесу.

- Інноваційні компанії.

Це не тільки про такі, які створюють інноваційні рішення або продукти. Якщо ви хочете розвивати свій бізнес сучасно, якщо ростуть обороти компанії, але не прибуток, якщо впроваджені вами зміни вмирають, то варто звернути увагу на системне ERP рішення.

Що отримає бізнес від впровадження ERP, крім аналітики?

90% українських компаній працюють з так званою "клаптиковою автоматизацією". Бізнеси починають з більш хаотичного управління, коли у кожного департаменти свої звіти і документи.

Наприклад, склад веде облік в 1С, виробництво - в Excel, продажу працюють в CMS, а то в блокнотах або Outlook, як і відділ закупівель. У такій компанії фінансова служба займається обліком, а не плануванням, тобто кожного 25 числа готує фінансовий звіт, де вказано як пройшов місяць.

Достовірність цих даних викликає багато питань, тому власник отримує недостовірні дані, притому тоді, коли вони вже і не особливо потрібні.

Що відбувається при впровадженні ERP?

- Створення єдиного інформаційного простору. 
Всі бізнес-процеси повинні бути проаналізовані і пов'язані. Будь-яка зміна в відділі продажів має відображатись на складі і закупівлі, і далі по ланцюжку.

- Уніфікація даних і бізнес-процесів.
Цей крок краще зробити до початку впровадження ERP, але часто він робиться паралельно. Цей складний і болісний процес сильно змінює звичний уклад роботи, але стандартизація дає бізнесу можливість побудувати дійсно працюючу систему. Як кажуть мої колеги-впроваджувачі ERP-систем: "При автоматизації хаосу виходить автоматизований хаос".

- Поява централізованого каналу комунікацій.
Прозорість і доступність інформації дозволяє налаштувати фактично автоматичне операційне управління. Впровадження зменшує кількість співробітників і ризик, пов'язаний з їх відходом, при тому підвищує ефективність кожного співробітника і бізнесу в цілому.

Де знайти бюджет на впровадження ERP? ROI від впровадження ERP

Звідки ROI може з'явиться у впровадженні ERP? Для його визначення ми побудували карти болів для кожної індустрії, з якої ми працюємо. Кожен рядок карти болів при її вирішенні приносить нехай і невелику, але економію, а при загальній консолідації виходить істотний приріст до бюджету компанії і зниження витрат.

За даними 1с, при впровадженні ERP в середньому на 21% падають обсяги матеріальних запасів, на 15% витрати на матеріальні ресурси, виробничі витрати зменшуються на 15%, вартість виробленої продукції - на 9%. Зменшення дебіторської заборгованості відбувається майже 20%!

Які болі є практично у всіх індустрій?

1. Продажі.

- Відділ продажу.
Впровадження CRM зменшує кількість втрачених клієнтів і при довгих воронках продажів, і при звільненні працівника, а також швидше адаптує нових.
Наприклад, середній чек вашої угоди - 1 000 000 грн, а її конверсія - 15%. У одного ефективного менеджера 5 нових лідів в місяць, тобто його приведена сума - 750 000 грн., А його втрати в 10% - 75 000 грн. У рік - вже 900 000 грн, що вже становить річну вартість впровадження ERP.

- Дистрибуція.  
ERP контролює (в ідеалі ще й автоматично планує) відвантаження за цими точках з урахуванням товарної матриці, регулює інтенсивність відвантажень, будує графіки і план відвантажень, контролює дебіторську заборгованість. І контролює план продажів - при відхилення певної ТТ від плану менеджер повинен зрозуміти, чому це сталося. 
Припустимо, що у компанії є 1000 клієнтів, кожен замовляє 4 рази на місяць, тобто генерується 4000 замовлень на місяць. Середній чек кожного замовлення - 2000 грн. або близько 8 000 000 грн. в місяць. Якщо менеджер не допрацював на всього лише 2% (не визначив провальну ТТ, які не відвантажив вчасно і викликав простий в ТТ і т.д.), то в місяць ви втрачаєте 16 000 грн. Або 192 000 грн. на рік.

- Цифрові комунікації з клієнтами - b2b портали, чат-боти.

Такі інновації допомагають знизити завантаження співробітників, а замовлення приймати автоматично.

У компанії є 4 оператора, кожен обробляє 1000 замовлень на місяць або 50 замовлень на день у разі 4000 замовлень на місяць. Вартість праці оператора - 8000 грн. Якщо 25% замовлень пройде автоматично через чат-бот, економія складе 8000 грн. на одному операторі або 96 000 грн. на рік.

2. Логістика:

- Управління складом WMS.
Це так зване адресне управління складом, при якому система вибудовує pick-up-маршрут, а співробітник збирає по черзі все, наприклад, замовлення і приносить його в точку видачі. Це збільшує в рази швидкість обробки замовлень, зменшує пересорт і кількість рекламацій.

- MRP I (Material Resource Planning). Допомагає зменшити рівень запасів товарів і сировини. ERP будує найбільш оптимальний план виробництва, враховуючи план продажів, специфікації, кількість поточних замовлень, рівень запасів.

Також враховується мінімальний і максимальний рівень складських запасів, що, при правильному динамічному налаштуванні (наприклад, сировини має вистачати на 3 тижні у високий сезон, на 5 тижнів в низький) і впровадженні правил FIFO знижує рівень запасів від 20%.

Розмір запасів, наприклад, на 1 000 000 доларів. При зменшенні запасів на 20%, економія складе 20 000 доларів.

3. Закупки:

- Прозорість. ERP допомагає створити максимально прозору і доступну систему закупівель, не зав'язуючи її на теоретично недобросовісних замовників. Також впроваджуються тендерні процедури та інші системи, які дозволяють здійснювати більш прозорі закупівлі.

- Планування. Впроваджується алгоритми розрахунків закупівель сировини і інших запасів, які зав'язані на плани продажів і виробництво.

4. Виробництво:

- Впровадження обліку контролю відходів (включаючи ділові), рівня браку; впроваджується нормування сировини і технологічних операцій.

- MRP IІ (прогнозування завантаження робочих центрів).
При виробництві товарів в специфікаціях вказуються різноманітні процеси, які здійснюються для випуску товару на певних робочих центрах (наприклад, верстатах). Кожен робочий центр має свою потужність і доступність, і, особливо якщо у компанії декілька центрів з різними потужностями і доступністю, система повинна автоматично планувати найбільш ефективне завантаження робочих центрів.

Досвід впровадження SAP показує, що при впровадженні MRP IІ на 10% збільшується пропускна здатність виробництва. Якщо ви випускали продукції на 1 000 000 грн., То при впровадженні MRP IІ щомісяця ви будете мати додаткові 100 000 грн або 1 200 000 грн в рік.

На основі факторів, про які ми розповіли, побудуємо ось таку модель ефективності бізнесу:

Для збільшення натисніть на зображення

Припустимо, що ринок зростає на 12% в рік, тобто сам ринок і ваші продажі ростуть на 1% в місяць, а за рік компанія продає на 1 266 000 доларів. При собівартості в 50% і витратах в 200 тисяч доларів маржа складе 3 930 000 доларів в рік. 

Уявімо, що в результаті впровадження бережливого виробництва, MRP I і II і інших чинників, про які ми сьогодні говорили, собівартість продукції та інші витрати впали на всього 10%:

Для збільшення натисніть на зображення

Тобто компанія, яка дбає про власну операційну ефективність та при рівних рівнях продажів, отримала додаткових 873 000 доларів!

Це достатній бюджет не тільки на дивіденди, а й відмінний ресурс рефінансування в маркетинг або у виробництво на більш ефективні верстати. Розумне рефінансування дозволить щороку від'їдатися шматочок ринку і збільшувати відрив від своїх конкурентів. 

Висновки і роздуми

Чому українському бізнесу потрібно вибрати європейську ERP?

- Щоб отримати доступ до найактуальніших, цікавих і ефективних рішенням у своїй індустрії.

- Щоб впровадити інструмент планування, а не нову систему обліку.

- Щоб заходити в систему з будь-якого пристрою і не тільки в офісі.

- Щоб швидко працювати з величезною кількістю даних, використовуючи хмарні технології.

- Щоб отримати всі плюси машинного навчання, наприклад, високоточне прогнозування продажів з урахуванням трендів і сезонності.

- Щоб звітність створювалася в пару кліків, враховуючи всі дані і прогнозування.

- Щоб мати можливість інтеграції з іншими ресурсами і інструментами вашого бізнесу (наприклад, тендерні закупівлі)

Операційна ефективність - це не тільки робота на збільшенням продажів, але і систематична робота над всіма бізнес-процесами компанії. Впровадження ERP систем дозволяє одночасно і економити ресурси, і більше та якісніше продавати!

Автор: Ігор Сошніков, власник та CEO TG Consulting. 

Більше 20 років в бізнесі та консалтингу. З 2004 року впроваджує найкращі комплексні рішення, які приносять користь бізнесу, збільшують доходи та зменшують витрати.